Detail Perencanaan Acara yang Biasanya Terlewatkan

Detail Perencanaan Acara yang Biasanya Terlewatkan

Menyelenggarakan acara merupakan bagian integral dalam generasi permintaan dan pengenalan merek bisnis. Namun, karena acara perusahaan memerlukan banyak detail untuk diawasi, tim penyelenggara terkadang tidak menambahkan beberapa item dalam daftar periksa perencanaan acara. Detail yang terlewatkan dapat memengaruhi hasil keseluruhan acara. Menyadari kelemahan umum dalam mengorganisir acara dapat membantu perusahaan memberikan pengalaman yang ideal untuk mencapai tujuannya.

Preferensi Makanan

Mengumpulkan informasi tentang preferensi makanan sebelumnya dapat membantu penyelenggara memberikan pengalaman yang aman dan menyenangkan. Menyediakan semua pilihan makanan daging ketika sebagian besar peserta adalah vegan dapat mengubah suasana yang menyenangkan menjadi mengecewakan dalam sekejap. Menyertakan formulir pertanyaan, survei acara, atau polling langsung dalam pendaftaran acara online dapat membantu penyelenggara membuat keputusan katering yang lebih baik.

Kit Darurat

Menyimpan kit darurat yang berisi barang-barang penting dapat membantu membuat situasi stres lebih tertahankan. Beberapa barang penting yang harus disimpan manajer acara untuk keadaan darurat antara lain baterai, pena, gunting, pita, thumb drive, perlengkapan menjahit mini, dan kabel ekstensi. Peristiwa yang berbeda akan memerlukan daftar periksa item darurat yang berbeda, jadi mengantisipasi kemungkinan kontinjensi perlu dipersiapkan.

Parkir

Parkir umumnya tidak menjadi masalah untuk acara yang diadakan di tempat dengan parkir pribadi. Namun, hal itu dapat menimbulkan masalah jika jumlah peserta mengemudi diabaikan. Salah satu masalah tersebut adalah biaya parkir. Meskipun biaya parkir $15 mungkin tidak terlalu besar, jumlah kolektif untuk staf itu sendiri dapat mengurangi sebagian besar anggaran. Selain itu, parkir di beberapa lokasi mungkin tidak tersedia, jadi mempertimbangkan opsi parkir sebelumnya akan mengurangi kesulitan pada hari acara.

Izin Musik dan Lisensi Alkohol

Penyelenggara acara memerlukan izin musik untuk acara pribadi, bahkan untuk memutar musik latar yang sederhana. Lagu yang dibeli dari iTunes store atau Pandora hanya dilisensikan untuk penggunaan pribadi. Acara yang dianggap sebagai pertunjukan publik memerlukan kategori lisensi yang berbeda seperti “Penggunaan Bisnis Umum” dan “Rapat, Konvensi, Pameran & Pameran Dagang.” Pertunjukan langsung juga memerlukan lisensi terpisah.

Selain itu, jika acara tersebut akan menyajikan alkohol kepada para pengunjung, penyelenggara juga akan memerlukan lisensi alkohol. Negara yang berbeda berbeda dalam peraturan mereka. Penting juga untuk merencanakan akuisisi lisensi sebelumnya karena aplikasi membutuhkan waktu sekitar lima minggu untuk diproses untuk disetujui.

Foto Acara

Fotografi acara penting karena memberikan kredibilitas kepada perusahaan dan pihak. Foto juga merupakan bahan yang sangat baik untuk strategi dan proyek pemasaran lebih lanjut. Ini menunjukkan bukti keberhasilan acara dan membuat merek dapat diandalkan dan profesional.

Penyelenggara bisa mendapatkan relawan atau menyewa fotografer profesional untuk mengurus tugas pengambilan gambar selama acara. Tim juga dapat menggunakan aplikasi atau situs web tempat peserta dapat mengunggah gambar dan memilih yang bagus untuk dokumentasi perusahaan.

Surat Penghargaan kepada Pembicara, Relawan, dan Sponsor

Banyak kegiatan juga terjadi setelah acara, tetapi penyelenggara tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada para peserta kunci seperti pembicara, relawan, dan sponsor. Pastikan untuk menyebutkan kontribusi mereka terhadap keberhasilan acara. Jika memungkinkan, serang surat-surat itu dengan foto-foto bagus yang bisa mereka simpan sebagai kenangan. Perusahaan juga dapat mengirimkan surat kepada khalayak umum untuk mendorong mereka datang lagi pada kesempatan lain.

Luncurkan Produk Dengan Acara Berorientasi Merek

King Sixteen adalah perencana acara perusahaan yang diakui dan agen pembelian bakat yang didedikasikan untuk mendukung merek dalam tujuan mereka untuk maju di pasar mereka. Bermitra dengan King Sixteen untuk mewujudkan visi merek Anda dengan kampanye pemasaran pengalaman terbaik.

Dari konseptualisasi hingga persiapan, King Sixteen adalah tim Anda dalam mewujudkan acara impian Anda. Tidak perlu lagi stres tentang daftar periksa perencanaan, karena tim kami yang berpengalaman akan menangani pekerjaan dasar untuk Anda. Hubungi kami hari ini untuk berbicara dengan tim kreatif kami tentang peluncuran merek atau produk.

Source link

Author: admin